4 Tipps für ein gutes Zeitmanagement als Arzt

Gerade am Anfang fühlt sich der Klinikalltag oft an wie ein Dauerlauf: Personalmangel, Unterbrechungen, Notfälle, Rückfragen und trotzdem soll alles sauber, freundlich und sicher laufen. Gutes Zeitmanagement heißt im Spital nicht „alles perfekt durchplanen“, sondern Prioritäten setzen, Puffer schaffen und Reibungsverluste reduzieren, ohne die Patientensicherheit zu gefährden.

1. To-do-Liste schreiben – aber mit echten Puffern

Eine To-do-Liste ist kein Selbstzweck. Sie ist Dein externes Gedächtnis und verhindert, dass Du von Task zu Task springst, ohne fertig zu werden.

So wird sie im Stationsalltag wirklich nützlich:

• Fixpunkte zuerst notieren: Übergabe, Visite, Besprechungen, geplante Eingriffe/Untersuchungen, Entlassungen.
• Routinen reinpacken, die sonst „untergehen“: Kurven/Anordnungen, Med-Rekons, Befunde checken, Rückrufe, Dokumentation.
• Zusatzaufgaben sofort ergänzen (wenn sie auftauchen), statt „merke ich mir später“.
• Aufgaben bündeln, damit Du nicht dauernd umschaltest (kostet im Spital massiv Zeit): Patientenarbeit (Visite, Aufklärung, Anordnungen), Telefon/Konsile/Angehörige, Doku/Computer, Organisation (Transport, Termine, Case Management)

Wichtig: Plane nicht im Minutentakt. Es gibt fast immer Unvorhergesehenes: neue Aufnahme, Notfall, verzögerte Diagnostik, Angehörigengespräch, Rückfragen aus der Pflege, IT-Probleme.

Puffer sind Pflicht. Wenn Du sie nicht brauchst: super – dann nutze sie für Doku, Vorbereitung, Essen/Trinken, kurze Pause. Das ist keine „Luxuszeit“, sondern hält Dich langfristig leistungsfähig.

2. Besonders hilfreich: die ALPEN-Methode (spitalstauglich)

Wenn Du täglich 3 bis 5 Minuten investierst, spart Dir das später oft 30 Minuten Chaos. Die ALPEN-Methode ist dafür ein gutes Gerüst:

• A – Aufgaben & Termine notieren (inkl. Fixpunkte und „muss heute“)
• L – Länge realistisch schätzen (lieber grob und ehrlich als präzise und falsch)
• P – Puffer einplanen (Unterbrechungen sind normal – plane sie ein)
• E – Entscheiden: Prioritäten setzen (was ist heute wirklich entscheidend?)
• N – Nachkontrolle (kurzer Check: was ist offen, was kann warten?)

Zwei Spital-Updates, die das Ganze deutlich wirksamer machen:

• Plane bewusst nur ca. 60 bis 70 Prozent Deiner Zeit. Der Rest wird im Spital fast immer „aufgefressen“.
• Mach ein 2‑Minuten-Update zur Mittagszeit: Prioritäten neu sortieren, Puffer checken, ggf. Hilfe organisieren.

3. Routineaufgaben effizient erledigen (ohne unfreundlich zu werden)

Zeit geht im Spital oft nicht durch „große“ Dinge verloren, sondern durch Kleinkram: Telefonate, Sucharbeit, Wege, Unterbrechungen, Doku-Schleifen. Der Hebel ist, Routinen standardisiert und kurz zu halten.

Ein paar praxistaugliche Stellschrauben:

• Telefonate strukturieren: Starte mit Ziel: „Ich rufe an wegen … ich brauche …“; Halte es kurz, aber vollständig (sonst kommt der Rückruf); Wenn möglich: Rückrufzeiten bündeln (z. B. 2 Slots/Tag), außer es ist dringend.
• Doku nicht „nur nebenbei“: Lege 2 bis 3 feste Doku-Slots fest (z. B. nach der Visite, nachmittags, vor Dienstende); Nutze Textbausteine/Checklisten für Standardfälle (wenn im Haus vorhanden); „One-touch“-Prinzip: Wenn Du eine Aufgabe anfasst, bring sie – wenn möglich – gleich zu Ende (oder parke sie bewusst mit nächstem Schritt).
• Wege reduzieren: Bündle Gänge: nicht fünfmal ins Zimmer wegen fünf Kleinigkeiten; Kläre bei der Visite: „Was brauchen wir heute sicher?“ (Diagnostik, Entlassung, Konsile) – dann in einem Schwung anstoßen.
• Mini-Vorlage: SBAR für kurze, sichere Telefonate: S (Situation): „Patient X, Problem Y, akut seit …“; B (Background): „Relevante Vorgeschichte/Befunde …“; A (Assessment): „Meine Einschätzung: …“; R (Recommendation): „Ich schlage vor / ich brauche von Dir: …“

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4. Teamarbeit ist zentral und spart sofort Zeit

Station funktioniert nur als Team. Zeitmanagement ist im Spital daher immer auch Abstimmung: mit Kollegen, Pflege, Sekretariat/Administration, Case Management und Funktionsbereichen.

Was im Alltag wirklich hilft:

• Kurze Abstimmung mit der Pflege zu Schichtbeginn: Wer hat welche Prioritäten? Welche Patienten sind „heute kritisch“? Was muss fix bis wann passieren?
• Delegation bewusst prüfen: Nicht jede Aufgabe muss ärztlich gemacht werden – aber nicht alles ist überall gleich delegierbar. Halte Dich an Hausstandards/SOPs und kläre, wer was übernehmen darf/kann.
• Rollen klar machen: „Ich übernehme X, Du übernimmst Y, Rückmeldung bis …“ spart Rückfragen und doppelte Arbeit.
• Gegenseitige Entlastung: Wenn Du 5 Minuten hast, frag kurz im Team: „Gibt’s etwas Dringendes, das ich schnell abnehmen kann?“ Das kommt zurück – spätestens im nächsten Dienst.

Ein realistischer Leitsatz: Du wirst nicht schneller, indem Du alles selbst machst – sondern indem das Team flüssig arbeitet.